Algemene Voorwaarden

Artikel 1: Doel en juridische waarde

Deze algemene voorwaarden stellen het vastleggen van de deelnamemodaliteiten voor de  exposanten op de beurzen die georganiseerd worden door LifeStyle Vlaanderen, tot doel.

Elke eventuele betwisting tussen de deelnemers enerzijds en de organisatoren van de beurs anderzijds, wordt voor de Rechtbanken van Gent gebracht, die uitsluitend bevoegd zijn, zoals uitdrukkelijk overeengekomen tussen de partijen, tenzij LifeStyle Vlaanderen de rechtbanken kiest die bevoegd zijn omwille van de woonplaats of de zetel van de exposant. Het Belgisch recht is van  toepassing.

 

Artikel 2: Officiële toelating

Ondernemingen die op de beurs een stand wensen te houden, zijn verplicht een “inschrijvingsformulier” in te vullen, dat beschikbaar is op aanvraag bij LifeStyle Vlaanderen en voor akkoord te ondertekenen. De verzending van dit ondertekende inschrijvingsformulier bindt de ondertekenaar ervan definitief en onherroepelijk en impliceert de voorbehoudloze aanvaarding van deze algemene voorwaarden. Elke inbreuk op deze voorwaarden houdt de verplichting in voor de deelnemer, die zich eraan schuldig zou hebben gemaakt, om zich onmiddellijk naar deze voorwaarden te schikken, op straffe van onmiddellijke uitsluiting, zonder dat hij de terugbetaling van de door hem betaalde sommen kan eisen of een vergoeding van enige aard.

De exposanten moeten op hun inschrijvingsformulier verplicht de volledige lijst vermelden van de producten die zij wensen voor te stellen. Indien zij handelsagenten zijn, zijn zij verplicht om daarin eveneens de namen en adressen te vermelden van de ondernemingen en/of merken, waarvan zij de producten wensen uit te stallen. LifeStyle Vlaanderen behoudt zich het recht voor om alle producten die niet op het inschrijvingsformulier vermeld zijn, automatisch te laten verwijderen.

LifeStyle Vlaanderen kan op elk ogenblik het verzoek tot deelname weigeren zonder haar beslissing te moeten rechtvaardigen. De weigering van een verzoek tot deelname geeft, naast de volledige terugbetaling van de betaalde voorschotten, geen aanleiding tot betaling van enige vergoeding.

 

Artikel 3: Algemene verplichtingen van de deelnemers

Artikel 3.1: Bezetting – uurrooster – montage – demontage

Een door hem ondertekend inschrijvingsformulier verplicht de exposant ertoe de gevraagde oppervlakte te bezetten voor de volledige duurtijd van het evenement. De stand(en) moeten alle dagen open blijven op de vastgestelde uren. Het is verboden de uitgestalde waren afgedekt te laten tijdens de openingsuren. Geen enkele stand mag afgebroken worden voor de sluiting van de beurs. De montage/demontage moet gebeuren overeenkomstig onderstaand artikel 11.

 
Artikel 3.2: Annuleringsvoorwaarden

De annuleringsvoorwaarden zijn specifiek voor elke beurs en het specifieke thema ervan. Onderhavige voorwaarden zijn echter van toepassing bij ontstentenis van andere, specifiekere voorwaarden.

In geval de exposant zijn oppervlakte niet inneemt, kan LifeStyle Vlaanderen er naar eigen goeddunken over beschikken.

Als de annulering meer dan 60 dagen voor de beurs plaatsvindt, is een vergoeding van 50% van de huurprijs verschuldigd aan LIFESTYLE VLAANDEREN.

Als de annulering minder dan 60 dagen voor de beurs plaatsvindt, is de totale huurprijs verschuldigd aan LIFESTYLE VLAANDEREN.

In dat geval is de exposant verplicht tot betaling van de volledige prijs voor de gehuurde oppervlakte, eventueel verhoogd met de prijs voor bijkomende diensten die hem al verstrekt zijn.

Elk verzoek tot annulering dient per aangetekend schrijven overgemaakt te worden aan de B.V. LifeStyle Vlaanderen  om in aanmerking te kunnen worden genomen.

In geval van volledige annulatie van de beurs door overmacht, verplicht door de regering, en indien het event niet verplaatsbaar is, zal LifeStyle Vlaanderen de volledige oppervlakte prijs crediteren en de reeds gestorte bedragen terugbetalen.

 
Artikel 3.3: Verbod van onderverhuur

Onderverhuur of het afstaan aan een derde van de gehele stand of een deel van de stand, onder welke vorm dan ook, zelfs gratis, is verboden, behoudens schriftelijke toestemming van LifeStyle Vlaanderen.

 

Artikel 4: Betalingsmodaliteiten

De betalingen in verband met het inschrijvingsformulier moeten binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur uitgevoerd worden. Als de inschrijving minder dan 30 dagen voor de beurs gebeurt, moet de factuur contant worden betaald.

Alle betalingen dienen in regel ten laatste 2 maanden voor de beurs volledig uitgevoerd te zijn.

De betalingen in verband met eventuele bijkomende kosten voor diensten, die de exposant besteld heeft via de technische handleiding (zie verder) dienen meteen na ontvangst van de factuur contant uitgevoerd te worden.

Eventuele bijbestellingen tijdens de beurs zelf, dienen ter plaatse betaald te worden tegen ontvangstbewijs en worden gefactureerd na afloop van de beurs.

Alle aan LifeStyle Vlaanderen verschuldigde bedragen dienen in EURO overgemaakt te worden aan de BV LifeStyle Vlaanderen. Elke betaling dient voorzien te zijn van een vermelding van een klantnummer, een factuurnummer en de naam van de beurs.

Elke achterstallige betaling leidt van rechtswege tot de aanrekening van intresten gelijk aan 10% per jaar op het verschuldigde bedrag, en dit zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling. Bovendien zal elk verschuldigd bedrag dat niet overgemaakt is binnen de aangegeven vervaldatum, vermeerderd worden met een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan 10% van het verschuldigde bedrag. Bij uitblijven van de totale betaling binnen de vervaltermijn, behoudt LifeStyle Vlaanderen zich het recht voor om over de gereserveerde stand te beschikken, waarbij de exposant alsnog ertoe gehouden is de openstaande sommen volledig te betalen.

Betwistingen omtrent de facturatie dienen te gebeuren per aangetekend schrijven binnen de 15 dagen na verzendingsdatum van de factuur om in aanmerking genomen te kunnen worden.

 

Artikel 5: Standen en inrichting ervan

De toewijzing van de standen gebeurt door LifeStyle Vlaanderen, al dan niet in samenspraak met de exposant, indien deze laatste dit wenst. LifeStyle Vlaanderen bepaalt echter de standen van de groepen. In die groepen heeft LifeStyle Vlaanderen het laatste woord over de toegekende standen of de openluchtopstellingen. De definitieve toewijzing van de stand gebeurt pas na ontvangst van betaling van de facturen binnen de termijnen beschreven in artikel 4. LifeStyle Vlaanderen kan echter, zonder zich te moeten verantwoorden en zonder dat een schadevergoeding kan geëist worden, de verdeling van de standen wijzigen wanneer dit in het algemeen belang is van de beurs.

Op het moment dat zij bezit nemen van de stand die hen zal worden toegekend, zullen de exposanten verplicht zijn de beschadigingen te laten vaststellen die zouden kunnen bestaan in de ruimte(n) die hen ter beschikking wordt/worden gesteld. Die klacht moet aan LifeStyle Vlaanderen worden overgemaakt op de dag zelf van de inbezitneming. Na die termijn zal elke te verrichten herstelling hem worden aangerekend.

De exposanten kunnen de ruimte binnen hun stand inrichten naar believen, mits in achtneming van het charter, op voorwaarde dat zij geen hinder veroorzaken aan hun buren-standhouders en in zoverre dat zij de algemene esthetiek van de beurs vrijwaren (bv. geen blinde muren opstellen). Enkel en alleen LifeStyle Vlaanderen kan hierover een oordeel vellen. Binnen de standen is het evenwel verboden de wanden, vloerplanken of plafonds of enig ander door LifeStyle Vlaanderen verstrekt materiaal bij te snijden, te wijzigen, te verven, te plakken of op enige wijze te beschadigen. Elke inbreuk hierop gebeurt onder de volledige verantwoordelijkheid van de exposant. In geval van beschadiging, hinder voor de buren of ongevallen heeft LifeStyle Vlaanderen het recht om de herstellingskosten aan de betrokken exposant aan te rekenen.

Voor elke stand die naakt wordt gehuurd, dient tijdig een plan van de voorziene inrichting  voorgelegd te worden aan LifeStyle Vlaanderen en ter akkoord worden gegeven van de technische coördinatoren van LifeStyle Vlaanderen.

Indien de hoedanigheid van de tentoongestelde goederen enig brandrisico inhoudt, kan LifeStyle Vlaanderen bijkomende isolatiemaatregelen of afscheidingen eisen. Indien één of meerdere van de tentoongestelde objecten het gewicht van 300 kg per vierkante meter overschrijdt, dient de exposant op voorhand contact op te nemen met LifeStyle Vlaanderen om een oplossing te zoeken voor het gestelde weerstandsprobleem. In geen enkel geval mag bij het tentoonstellen van goederen het maximaal toegelaten gewicht van 500 kg per vierkante meter overschreden worden.

Een vlotte toegang tot alle nooduitgangen, brandblusapparatuur en elektriciteitskasten dient te allen tijde mogelijk te blijven. Bijgevolg is het verboden om enige installatie op te zetten die de vrije  toegang daartoe op enige manier zou kunnen hinderen.

Behoudens uitdrukkelijke schriftelijke goedkeuring van LifteStyle Vlaanderen is de verkoop van kleinhandel producten om mee te nemen, verboden binnen de tentoonstellingsruimte.

Het is de exposanten niet toegestaan om, zonder de toestemming van LifeStyle Vlaanderen, reclame te maken voor andere waren dan deze, die worden verhandeld door de exposant of van andere firma’s dan deze waarvan hij de producten verhandelt. Bovendien is het niet toegelaten promotiemateriaal uit  te delen aan de ingang, in de gemene delen en in het bijzonder in de gangen van de beurs, behoudens andersluidende vermelding in een persoonlijke overeenkomst. Het aanbrengen van enige reclame is eveneens verboden buiten de stand op andere punten dan deze die daartoe voorbehouden zijn, is eveneens verboden. Het is bovendien verboden om enige inschrijving toe te voegen aan de buitenzijde van de door LifeStyle Vlaanderen verstrekte linten. In geval van inbreuk zal LifeStyle Vlaanderen de elementen die werden aangebracht in overtreding van deze voorwaarden laten verwijderen op kosten en risico van de exposant, zonder enige voorafgaande ingebrekestelling. Het is de exposanten niet toegestaan om, voor het aantrekken van bezoekers, gebruik te maken van lawaaierige methoden (lokroepen) en ronselarij of andere vormen van “marktkramerij”, waarmee zij de naburige standen en de bezoekers tot last kunnen zijn.

 

Artikel 6: Bijkomende diensten

Elke exposant ontvangt te gepasten tijde een technische handleiding. Hierin staat alle praktische informatie i.v.m. het evenement volledig opgesomd. De handleiding vermeldt tevens de mogelijkheden die er zijn om bijkomende diensten of materiaal te bestellen: elektriciteit, elektromateriaal, meubels, wateraansluiting, planten, enz.

LifeStyle Vlaanderen behoudt zich het recht voor om een zekeringkast te installeren op de stands of in de berging, indien de organisatie dit vereist.

LifeStyle Vlaanderen wijst elke verantwoordelijkheid van de hand in het geval van stroomonderbrekingen, elektriciteitspannes of problemen bij de watertoevoer voor welke tijdspanne dan ook. De exposant ziet af van elk verhaal tegen de organisatoren in dergelijke omstandigheden.

 

Artikel 7: Schoonmaak van de standen

De exposanten zijn verantwoordelijk voor het algemene onderhoud van de standen. Indien hij zijn stand wil laten schoonmaken door een externe onderneming, kan alleen de gespecialiseerde door LifeStyle Vlaanderen erkende firma instaan voor de dagelijkse schoonmaak van de stand. Een bestelbon voor deze dienst is ingesloten in de “technische handleiding”. Om veiligheidsredenen mag de schoonmaak van de standen enkel gebeuren door vertegenwoordigers van deze erkende firma.

De exposanten aanvaarden de stand en de inrichting in de toestand waarin deze zich bevinden en moeten deze in dezelfde staat achterlaten. Het is meer bepaald strikt verboden om haken of nagels aan te brengen in de wandpanelen van de stands of er niet-verwijderbare klevende substanties op aan te brengen. Plakband en dergelijke dient na afloop VOLLEDIG verwijderd te zijn. Elke schade die veroorzaakt wordt door installaties of de producten van een exposant zullen die laatste aangerekend worden.

 

Artikel 8: Burgerlijke aansprakelijkheid verzekering – verplicht

LifeStyle Vlaanderen onderschrijft, indien door de standhouder aangevraagd, een algemene verzekeringspolis die het  volgende dekt: de aansprakelijkheden die in de artikels 1732 tot en met 1735 van het Burgerlijk Wetboek rusten op alle huurders en bewoners (gebruikers van vastgoed), net als de aansprakelijkheid voor schade aan derden, behalve wanneer veroorzaakt door brand, explosie, roet, rook, stoom, die voortvloeit uit de artikels 1382 en 1386 van het Burgerlijk Wetboek. De volledige tekst en voorwaarden van deze verzekering worden ter beschikking gesteld van de exposant. De deelnemers zijn in dit geval verplicht hiervoor een forfaitaire bijdrage te betalen, en dit samen met het voorschot op de huur van de stand op het ogenblik van de verzending van de aansluitingsaanvraag. Indien de standhouder zich hiervoor zelf wil verzekeren, dient bij inschrijving een attest van verzekering aan LifeStyle Vlaanderen overhandigd te worden.

 

Artikel 9: “Alle risico’s” voor materiaal en waren die toebehoren aan de exposanten

LifeStyle Vlaanderen wijst elke verantwoordelijkheid van de hand voor schade toegebracht aan materiaal en waren van de exposanten, wat ook de oorzaak ervan moge zijn. Door deel te nemen aan de beurs, zien de exposanten daarenboven eveneens af van alle verhaal tegen de mede-eigenaars, huurders en bewoners van het gebouw voor schade geleden door een overslaande brand of door een andere oorzaak. De exposanten en deelnemers aan de beurs dienen hun eigen goederen / inboedel van hun stand te verzekeren door een kaderpolis “alle risico’s van nagel tot nagel” te nemen bij een officiële verzekeraar.

 

Artikel 10: Officiële catalogus en publiciteit

LifeStyle Vlaanderen behoudt zich het recht voor om al dan niet een catalogus uit te geven met daarin vermelding van de naam van de exposant alsook zijn zakelijk adres, zijn standlocatie en de tentoongestelde waren. Deze gegevens worden gepubliceerd in de catalogus, behoudens

andersluidende vermelding voor een bepaalde beurs. Fouten of hiaten van eender welke aard, die eventueel zouden voorkomen in de redactie van de catalogus of van enige andere vorm van officiële communicatie, kunnen niet het voorwerp uitmaken van enig verhaal tegen LifeStyle Vlaanderen of haar uitgevers / drukkers. LifeStyle Vlaanderen verzekert in geen geval dat gegevens en inlichtingen die haar niet bezorgd zijn tegen de deadline, 1 maand voor aanvang van het evenement, nog mee gedrukt worden.

 

Artikel 11: Opbouw – Afbraak – Toegang tot de hallen en de standen 

Geen enkel voertuig mag de expositiehallen binnenrijden behoudens uitdrukkelijke andersluidende vermelding. Enkel binnen de specifieke tijdstippen die hiervoor voorzien en meegedeeld zijn in de voorschriften van de uitbaters van de expositieruimten, worden voertuigen en vrachtwagens toegelaten via de aangrenzende privéparking, en dit tot net aan de toegangspoort van de hallen zelf. De precieze data en uren voorzien voor de opbouw en afbraak van de standen zijn telkens vermeld in de “technische handleiding”.

Alle standlocaties moeten op kosten van de exposanten in de oorspronkelijke toestand hersteld worden en vrijgegeven worden ten laatste de laatste dag van de expositie vóór middernacht, tenzij andere voorwaarden schriftelijk vermeld door LifeStyle Vlaanderen.

De exposanten zijn aansprakelijk voor alle ongevallen en klachten die kunnen voortvloeien uit de niet-uitvoering of de laattijdige uitvoering van die voorschriften. LifeStyle Vlaanderen kan het materiaal dat achtergelaten wordt na de vastgestelde termijn laten wegnemen en de toegekende standlocatie in de oorspronkelijke staat herstellen, waarbij de kosten die worden gemaakt voor die operaties in ieder geval bij de exposanten rusten.

Indien de goederen en versieringen van de exposant niet tijdig verwijderd zijn, kan LifeStyle Vlaanderen overgaan tot het eigenhandig verwijderen ervan. De goederen worden in zulk geval opgeslagen tot de exposant deze komt halen, mits betaling van een vergoeding voor de verwijdering en de opslag ervan. LifeStyle Vlaanderen heeft het recht om eventueel materiaal en goederen die niet opgeëist worden door de exposant binnen de termijn van 15 dagen na afloop van de beurs, te koop aan te bieden. Eventuele onkosten worden in rekening gebracht van de exposant.

 

Artikel 12

LifeStyle Vlaanderen behoudt zich het recht voor, zonder dat de deelnemers enige schadevergoeding kunnen eisen, om op elk ogenblik, onder meer in geval van overmacht of omwille van een verzoek van de autoriteiten die belast zijn met de veiligheid, te kunnen beslissen de beurs te verlengen, te verplaatsen of vervroegd af te sluiten, alsook te veranderen van locatie of de openingsuren te wijzigen. Wanneer de beurs door onvoorziene omstandigheden, door een vreemde oorzaak (bv. ingevolge beslissing van de Overheid) of door overmacht niet kan plaatshebben, wordt elke reservatie geannuleerd.

In dat geval wordt, na betaling van de door LifeStyle Vlaanderen eventueel geleden onkosten, het resterende bedrag pro-rata en afhankelijk van de grootte van de door hen betaalde sommen, verdeeld onder de deelnemers zonder dat zij LifeStyle Vlaanderen in gebreke kunnen stellen voor het saldo van de door hen betaalde sommen op basis van welke grond dan ook.